Nichtsdestotrotz fällt es vielen Arbeitgebern schwer, eine mitarbeiterfreundliche Urlaubsplanung durchzusetzen. Das Thema wird oftmals stiefmütterlich behandelt, wozu es zu Missverständnissen und Frustration auf Seiten der Arbeitnehmer kommt. Die Wurzel des Problems ist ein Mangel an Organisation. Doch tatsächlich lässt sich die Urlaubsplanung mit dem passenden HR-Tool leicht und effizient umsetzen.

Was ist bei der Urlaubsplanung zu beachten?

Händisch erstellte Listen und Tabellenkalkulationsprogramme zählen noch immer zum Standard in deutschen Unternehmen, um die Dienst- und Urlaubsplanung zu regeln. Dieses Vorgehen ist allerdings sehr fehleranfällig und kann dem Unternehmen sowohl Geld als auch den guten Ruf kosten.

Durch eine webbasierte Urlaubsplanung – wie beispielsweise Papershift - können Feiertage, Brückentage und Schulferien in das Programm integriert werden. Der führende Anbieter der Dienstplanungs- und Zeiterfassungssoftware hat das Tool so konzipiert, dass Mitarbeiter Urlaubspräferenzen angeben können, die im Anschluss vom HR Manager abgesegnet werden müssen. Ist die Abwesenheit eingetragen, weist das Urlaubsplanungstool automatisch auf Überschneidung oder Feiertag hin.

Um die Fairness im eigenen Unternehmen zu gewährleisten, sollten die Wünsche aller Angestellten jedoch zunächst gesammelt werden und die Urlaubstage im Anschluss daran gerecht verteilt werden. Somit wird zur Aufrechterhaltung der Mitarbeiterzufriedenheit beigetragen. Es bietet sich zudem an, jährlich zu rotieren, um sicherzustellen, dass beliebte Urlaubszeiten fair zugewiesen werden.

Darüber hinaus verrechnet das Programm die Urlaubstage automatisch mit dem vorhandenen Kontingent, wodurch den Personalern und den Mitarbeitern ein großes Stück Arbeit abgenommen wird.

Welche Urlaubsarten gibt es?

Wie bereits erwähnt, haben die deutschen Angestellten einen Mindestanspruch auf Urlaub. Neben dieser gesetzlichen Anordnung gibt es allerdings noch andere Formen des Urlaubs, auf die ein Arbeitnehmer zurückgreifen kann:

Sonderurlaub

Der bezahlte Sonderurlaub kann dann beantragt werden, wenn besondere Ereignisse anstehen. Darunter fallen soziale Events wie eine Hochzeit oder eine Beerdigung. Weiterhin ist es auch möglich, beim Arbeitgeber eine vorübergehende Auszeit zu fordern, wenn ein Umzug oder eine andere Aktivität ansteht, die das private Leben maßgeblich beeinflusst.

Abkommen bezüglich des bezahlten Sonderurlaubs können in der Regel den Betriebsvereinbarungen, den Tarifverträgen oder dem Arbeitsvertrag entnommen werden. Wurden keine speziellen Regelungen getroffen, kann sich der Angestellte auf § 616 BGB berufen, um eine vorübergehende Freistellung in die Wege zu leiten. Das Gesetz besagt, dass der Mitarbeiter seinen Anspruch auf Bezahlung nicht verliert, wenn er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit ausfällt. Der Grund muss in seiner Person liegen oder unabhängig seines Einflusses sein. Manche Unternehmen schließen diese Möglichkeit jedoch von Vornherein aus, da es sich um eine sogenannte dispositive Regelung handelt.

Unbezahlter Urlaub

Eine weitere Option ist es, auf den unbezahlten Urlaub zurückzugreifen. Normalerweise besteht kein Anspruch auf diese Leistung, doch in Tarifverträgen wird diese Möglichkeit oftmals eingeräumt. Ausnahmen können sich durch die Pflege naher Verwandter oder eine vorübergehende Fortbildung ergeben.

Welche weiteren Abwesenheitstypen gibt es?

Erscheint ein Arbeitnehmer nicht auf der Arbeit, heißt das nicht zwingend, dass er sich im Urlaub befindet. Es existieren durchaus andere Gründe, für die Abwesenheit:

1. Krankheit: Kurzfristige Abwesenheiten ergeben sich durch einen krankheitsbedingten Ausfall. Die Gesundheit des Angestellten ist angeschlagen, wodurch die Ausführung der professionellen Tätigkeit unmöglich ist. Durch §3 EntgFG ist gesetzlich festgelegt, dass ein Arbeitnehmer im Krankheitsfall dennoch sein Gehalt erhält – solange die Abwesenheit nicht die Sechs-Wochen-Grenze überschreitet. Das Urlaubskontingent wird nicht belastet.

2. Krankheit des Kindes: Im Sozialgesetzbuch §45 wird definiert, wie viel Abwesenheitstage genommen werden dürfen, um die eigenen Kinder im Krankheitsfall zu betreuen.

3. Ausbildung: Eine Ausbildung setzt sich aus der Arbeitszeit und dem Besuch in der Berufsschule zusammen. Unternehmen müssen die Abwesenheit ihrer Azubis fest miteinplanen.

4. Überstundenabbau: Um das Stundenkonto des Mitarbeiters auf 0 zu bringen, müssen Überstunden regelmäßig abgebaut werden. Unternehmen haben zudem Regelungen, wie viele Überstunden pro Jahr maximal aufgebaut werden dürfen.

5. Weiterbildung: Zur Erweiterung der eigenen Kompetenzen und Fähigkeiten können Arbeitnehmer Fort- und Weiterbildungen durchführen. Profitiert das eigene Unternehmen vom Wissensaufbau, kann die Abwesenheit mit der Arbeitszeit verrechnet werden.

6. Externe Termine: Abhängig von der Branche und der Position kann es üblich sein, den Arbeitsplatz für Treffen mit Partnern oder Kunden vorübergehend zu verlassen.